Mon périple pour trouver une organisation

Mon périple pour trouver une organisation

Aujourd’hui, je suis là pour te raconter tout le périple qui m’a permis de changer ma façon de m’organiser. Je vais te faire un petit état des lieux de là où j’en étais avant, puis te raconter pourquoi ça devait changer. Et je vais surtout te parler de l’outil qui va révolutionner mon organisation de freelance… mais je garde le suspens jusqu’au bout de l’article ! Prêt pour pas mal de blablatage ? C’est parti !

 

Comment je m’organisais jusque là ?

Objectivement, mon organisation était loin d’être catastrophique. J’avais déjà passé du temps à trouver les meilleurs outils pour m’aider, fait beaucoup de tests, et j’en étais arrivé à un point qui me correspondait plutôt bien. Voici concrètement comment ça se passait :

La grande majorité de mon organisation s’est toujours fait en ligne, et notamment sur Google Drive. Mes documents sont pour la plupart là bas : cela me permet d’y accéder bien plus facilement. On y retrouvait donc tout ce qui touchait à la comptabilité, aux fichiers de mes clients, à mes documents de stratégies. Mais aussi tous les contenus image : archives, visuels de posts réseaux sociaux, photos à utiliser…

Je fonctionnais également beaucoup avec Trello. Pour ce que ce soit plus simple, je vais t’énumérer les différents tableaux que j’ai crée là-bas :

  • Le planning éditorial type par semaine (tous mes contenus blog, réseaux sociaux, newsletter, etc)
  • La liste des taches à faire en début de mois
  • La gestion des prospects qui m’ont contacté
  • Mes futurs articles
  • Mes futurs contenus en général (Instagram, article, newsletter, ebook…)
  • La liste de plusieurs process ou checklist (sortie d’un article, livraison des fichiers clients, envoi de devis…)
  • Le grand tableau récapitulatif de l’année 2020
  • Des modèles de tableaux pré-conçus pour la gestion des projets clients (création de logo, création de site web)

 

Cependant, avant de noter toutes ces idées sur mon Trello, elles attendaient souvent un bon moment sur mon outil de listes Microsoft To-Do. Là dessus, j’avais plusieurs listes comme : mes idées de posts instagram, mes idées d’articles, les taches à faire « sur le long terme », ma to-do list de la semaine, les étapes à suivre pour les projets client en cours, et tout un tas d’autres listes que je ne relis jamais.

 

Et pour finir, mon planning éditorial était sur Google Agenda.

 

Est-ce que tu commences à voir le problème se dessiner ? 

En fait, j’utilisais beaucoup trop d’outils différents dans mon organisation ! Et je passais littéralement mon temps à switcher entre mes listes, mes tableaux Trello, mon planning édito, des documents sur Google Drive… Même si tout ceci fonctionnais plutôt bien pour moi, je sentais bien que je perdais du temps à vouloir être trop organisée.

Je me suis vite rendue compte que je notais des choses qui ne me servaient finalement jamais. Je voulais commencer à suivre quelque chose de particulier, mais ne prenais pas assez de temps pour le faire. Bref, il faut bien l’avouer, j’en faisais trop et je le faisais mal.

 

Voici ce qui m’a motivé à faire tous ces changements, et crois-moi, ça ne pourra être que bénéfique pour mon entreprise. Ça m’a déjà permis de jeter un œil à tout ce que j’ai l’habitude de faire, et à éliminer plusieurs choses de mon quotidien.

 

Alors, quelles étapes j’ai suivi pour trouver une nouvelle façon de m’organiser ?

La première étape pour moi a été de tout analyser : toutes mes listes, tous mes tableaux, tous mes documents. Je l’ai fait dans le but de me rendre compte de ce qui était utile pour moi, et donc de supprimer tout simplement ce qui ne l’était pas. Le but ici n’était pas de transférer des choses inutiles dans le nouvel outil que j’allais utiliser. Donc j’ai commencé par vider tous les placards, pour faire un grand ménage !

Une fois que tout l’inutile a été jeté (archivé pour être plus précis, on ne sait jamais), j’ai fait la liste des choses que j’avais vraiment besoin d’organiser. Dans la liste, il y avait :

  • La gestion de mes réseaux sociaux et mon planning édito mensuel, en tout premier lieu
  • Les futurs articles de blog
  • Mes taches de la semaine
  • Les autres taches à faire sur le long terme
  • Les taches récurrentes (début de mois, fin de mois)
  • La gestion des projets clients

Et c’est tout ! Toutes ces choses doivent être très bien organisées pour moi, pour me permettre d’y avoir accès en un clin d’œil et d’être plus sereine par rapport à ça. Mais le reste, c’était à mon sens du superflu.

 

Le choix des outils

Pour revoir cette organisation, j’ai donc en grande partie abandonné Trello. Je le conserve surtout pour la gestion des projets en collaboration avec mes clients.

J’ai également laissé de côté mon outil de listes Microsoft To-Do. J’ai conservé une trace de tout ce que j’y avais noté mais je ne l’utilise plus au quotidien.

Par contre, je continue d’utiliser Google Agenda pour mon planning éditorial, car c’est l’outil qui me permet de visualiser tous mes contenus du mois de la meilleure manière.

Mes fichiers sont également toujours presque exclusivement sur Google Drive, encore une fois pour me faciliter leur accès.

Et un petit nouveau a fait son entrée dans ma vie… il s’agit de

ClickUp !

 

Pourquoi j’ai choisi d’utiliser ClickUp pour mon organisation ?

Ce qui est marrant, c’est que j’avais déjà testé cet outil il y a plus d’un an, et j’avais détesté. Je me souviens que je le trouvais beaucoup trop fourni, avec beaucoup trop d’informations et de possibilités.

Et c’est aujourd’hui pour ça que je l’aime autant.

Voici les trois qualités principales de ClickUp pour moi :

  • Sa polyvalence : on peut y organiser tout un tas de choses différentes, avoir accès à des listes, des tableaux, des plannings…
  • Ses possibilités : quand on fonctionne sous forme de listes, on peut ajouter énormément de colonnes hyper utiles pour tout classifier (date, checkbox, catégorie, priorité, étiquettes…)
  • Son design : il est sobre, avec de jolies couleurs, tout y est bien organisé. Bref, c’est un bonheur de l’utiliser.

En fait, il a remplacé et même surpassé tous mes précédents outils réunis.

Le gros plus pour moi, c’est que j’ai pu organiser au mieux toutes les taches que je souhaite faire sur le long terme. Par exemple, si je vois qu’une page de mon site ne me plait plus trop, j’ai juste à le noter dans la bonne liste et à transférer cette tache dans ma to-do de la semaine dès que j’ai l’envie (et le temps) de le faire.

 

 

Je pense te faire un article plus poussé sur ce nouvel outil que j’adore, afin de t’expliquer plus en détail comment tu peux toi aussi l’adapter à ton organisation. N’hésite pas à me dire en commentaire si ça te plairait, et à me poser tes questions si tu en as. Tu peux aussi me contacter directement sur Instagram pour discuter de ça !

 

 

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